GDRP
Privatlivspolitik for behandling af dine personoplysninger som køber eller lejer af vores ejendomme eller som forretnings-forbindelse
NRE Denmark A/S (CVR-nr.: 30 48 85 12, Finsensvej 3, 7430 Ikast) og vores koncernforbundne ejendomsselskaber (samlet kaldet "vi" eller "os") behandler personoplysninger om private købere og lejere af vores ejendomme samt ansatte hos vores forretningsforbindelser. I visse tilfælde behandler vi også personoplysninger om dig som ejer af en enkeltmandsvirksomhed eller som interessent i et mindre interessentskab ("selvstændige").
Vi vil altid behandle dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning og har sørget for at implementere passende sikkerhedsforanstaltninger, som svarer til de risici, behandlingen udgør.
Hvem er dataansvarlig?
Ved køb eller leje af ejendomme
NRE Denmark A/S ("NRE") er dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger i forbindelse med almindelig korrespondance (via mail eller telefon), drøftelser vedr. ledige lejemål eller ejendomme til salg og besvarelse af generelle henvendelser.
Når du indgår købs- eller lejeaftale er det imidlertid det ejendomsselskab i NRE-koncernen, som du indgår en købs- eller lejeaftale med ("Ejendomsselskabet"), der er dataansvarlig for dine personoplysninger, herunder også varetagelse af den efterfølgende korrespondance i denne henseende, herunder ejendomsadministration, mangelhåndtering, mv.
I forretningsforhold
I forretningsforhold afhænger den dataansvarlige af, hvem du er i relation til forretningsaktiviteten:
Er du (eller er du ansat hos) en af vores erhvervskunder, som antager NRE som totalentreprenør, er NRE dataansvarlig.
Er du (eller er du ansat hos) en af vores leverandører, underentreprenører, rådgivere m.v., er ejendomsselskabet, som aftalerne i forbindelse med entreprisen indgås med, dataansvarlig.
Du kan læse nedenfor, hvordan du kontakter den dataansvarlige for den behandling, der er relevant for dig.
Hvilke data behandler vi og på hvilken måde?
Nedenfor finder du en oversigt over, hvornår og hvordan vi indsamler og anvender dine personoplysninger. Oversigten er inddelt i tre overordnede behandlingsaktiviteter:
NRE som dataansvarlig: Korrespondance og henvendelser (private købere eller lejere)
Ejendomsselskabet som dataansvarlig: Køb eller leje af NRE's ejendomme (private købere eller lejere)
Forretningsforhold (ansatte hos erhvervskunder, leverandører, underentreprenører og rådgivere m.v. samt selvstændige)
NRE som dataansvarlig: Korrespondance og henvendelser (private købere eller lejere)
Hvornår og formål
NRE indsamler, registrerer og behandler dine personoplysninger som potentiel eller aktuel/tidligere privatkunde med henblik på at:
gennemføre et salg eller etablere et lejeforhold, herunder indgåelse hhv. opfyldelse af købs- eller lejeaftale med Ejendomsselskabet,
markedsføring af NRE, Ejendomsselskabet og vores andre ejendomsselskaber
Typer af personoplysninger
NRE behandler almindelige personoplysninger, herunder kontaktoplysninger og oplysninger om boligønsker m.v.
Oplysningerne stammer sædvanligvis fra dig og er f.eks. afgivet telefonisk eller elektronisk via e-mail i forbindelse med korrespondancen mellem dig og NRE.
Retsgrundlag
Retsgrundlaget for behandkubgeb af dine personoplysninger er baseret på NRE's legitime interesser i at formidle vores ejendomsselskabers ejendomme med henblik på udlejning eller salg samt generel markedsføring af NRE, Ejendomsselskabet og vores andre ejendomsselskaber (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
Opbevaringsperiode
Personoplysninger i forbindelse med almindelig korrespondance og henvendelser opbevares i op til 3 år efter seneste kontakt, medmindre længere tids opbevaring er nødvendig, f.eks. af hensyn til eventuelle entreprenørgarantier, igangværende eller potentielle reklamationer, tvister eller mangelsager mellem dig og et eller flere af vores ejendomsselskaber.
Modtagere
NRE videregiver ikke dine personoplysninger til tredjeparter, medmindre det er nødvendigt for at indgå i aftaleforhold, som du har forespurgt, f.eks. hvis du er interesseret i at købe eller leje en af NRE's ejendomsselskabers ejendomme. I så fald vil vi videregive dine personoplysninger til de(t) ejendomsselskab(er), som ejer de(n) ejendomm(e), du er interesseret i.
NRE har også antaget databehandlere, der udfører en række opgaver på vegne af NRE. Disse databehandlere får adgang til dine personoplysninger på baggrund af NRE's konkrete instrukser.
Databehandlere, som kan tilgå dine personoplysninger, omfatter blandt andet vores IT-leverandører.
Ejendomsselskabet som dataansvarlig: Køb eller leje af NRE's ejendomme (private købere eller lejere)
Hvornår og formål
Ejendomsselskabet indsamler, registrerer og behandler dine personoplysninger som privat køber eller lejer af en af vores Ejendomsselskabers ejendomme med henblik på at:
gennemføre et salg eller etablere et lejeforhold, herunder indgåelse hhv. opfyldelse af købs- eller lejeaftale
varetage ejendomsadministration
håndtere reklamationer og mangler samt udbedring af sådanne mangler
håndtere afregningsforhold og alm. bogføring
tinglyse dokumenter hos relevante myndigheder, herunder Tinglysningsretten
indberette dokumentation i henhold til hvidvaskloven
Typer af personoplysninger
Ejendomsselskabet behandler almindelige personoplysninger så som kontaktoplysninger og bankoplysninger.
Oplysningerne stammer sædvanligvis fra dig og er f.eks. afgivet i købs- eller lejeaftalen eller indsamlet gennem kontakt mellem dig og Ejendomsselskabet (telefonisk eller elektronisk via e-mail).
Ejendomsselskabet behandler også nogle gange dit CPR-nr., i det omfang det er nødvendigt for eksempelvis tinglysning af adkomstdokumenter og lignende, samt kopier af din billedlegitimation, i det omfang det er nødvendigt i henhold til hvidvasklovens regler.
Retsgrundlag
Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger er baseret på
kontraktforhold i forhold til indgåelsen og opfyldelsen af købs- eller lejeaftalen med dig (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b),
Ejendomsselskabets legitime interesser i at gennemføre salg og udlejning af ejendomme samt almindelig ejendomsadministration, herunder håndtering og udbedring af mangler og reklamationer, (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f), samt
Ejendomsselskabets retlige forpligtelser til at opbevare regnskabsmateriale efter bogføringslovens regler, til at overholde reglerne om hvidvask (begge ifølge databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c) og at tinglyse de dokumenter, som er nødvendige for at indgå købsaftalen (databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, jf. tinglysningsbekendtgørelsen § 8, stk. 1).
Opbevaringsperiode
Personoplysninger vedrørende køb eller leje af ejendomme opbevares i op til 5 år efter købets afslutning eller lejeforholdets ophør, medmindre længere tids opbevaring er nødvendig, f.eks. af hensyn til eventuelle entreprenørgarantier, igangværende eller potentielle reklamationer, tvister, mangelsager m.v.
Personoplysninger, der er nødvendige at opbevare af hensyn til bogføringslovens dokumentationskrav og øvrige regnskabsmæssige krav, slettes efter en periode på 5 år fra udgangen af det relevante regnskabsår.
Personoplysninger modtaget i forbindelse med ejendomsadministration, herunder mangelhåndtering, opbevares i en periode på op til 3 år efter sagen er afsluttet, medmindre længere tids opbevaring er nødvendigt, f.eks. af
hensyn til igangværende eller potentielle tvister m.v.
Kopier af billedlegitimation mv. opbevares i det omfang, det efter hvidvasklovens regler er påkrævet, dvs. som udgangspunkt 5 år.
Personoplysninger indeholdt i en sikkerhedskopi bliver slettet i overensstemmelse med en fastsat sletterutine ved overskrivning og kan ikke tilgås på normal vis.
Modtagere
Ejendomsselskabet videregiver ikke dine personoplysninger til tredjeparter, medmindre det er nødvendigt for at opfylde købs- eller lejeaftalen og foretage almindelige ejendomsadministrative opgaver.
Dine personoplysninger vil f.eks. kunne blive videregivet til vores eksterne leverandører og samarbejdspartnere m.v., hvis nødvendigt for ovenstående formål, eksempelvis ved udbedring af mangler i et lejemål eller ejendom.
Dine personoplysninger kan også blive videregivet til NRE, fordi Ejendomsselskabet samarbejder med NRE vedrørende køb og salg af vores ejendomme.
Ejendomsselskabet har også antaget visse databehandlere, som udfører en række opgaver på vegne af Ejendomsselskabet. Disse databehandlere får adgang til dine personoplysninger på baggrund af Ejendomsselskabets konkrete instrukser.
Databehandlere, der kan tilgå dine personoplysninger, omfatter blandt andet vores IT-leverandører.
Forretningsforhold (ansatte hos erhvervskunder, leverandører, underentreprenører og rådgivere m.v. samt selvstændige)
I det følgende er den dataansvarlige angivet som "vi" eller "os". Det er fordi, den dataansvarlige, afhænger af din rolle i forhold til forretningsaktiviteten. Læs mere ovenfor.
Hvornår og formål
Vi indsamler, registrerer og behandler dine personoplysninger som ansat hos en af vores forretningsforbindelser eller selvstændig.
Dette er vi nødt til for at udpege den relevante kontaktperson hos vores forretningsforbindelse med henblik på
at etablere og opretholde et kunde- eller leverandørforhold, og
at indgå og opfylde en aftale, herunder håndtere afregningsforhold og almindelig bogføring, reklamationer og mangelsager, almindelige kundepleje, foretage kontraktstyring m.v.
Typer af personoplysninger
Som ansat behandler vi almindelige personoplysninger så som dit navn, arbejdsgiver (virksomhedsnavn), titel, e-mailadresse, telefonnummer (fastnet og mobil). I visse tilfælde modtager vi en kopi af din underskrift som underskriftsberettiget, hvis der indgås en skriftlig kontrakt mellem os og den virksomhed, hvor du er ansat.
Som selvstændig behandler vi ud over ovennævnte oplysninger virksomhedsnavn/CVR-nummer, fakturaoplysninger, økonomiforhold, forretningsaktiviteter m.v.
Oplysningerne stammer sædvanligvis fra dig og er f.eks. afgivet i forbindelse med telefoniske samtaler mellem dig og os eller elektronisk via e-mail.
Retsgrundlag
Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger er baseret på:
vores legitime interesser i at etablere og opretholde kunde- og leverandørforhold med den virksomhed, du er ansat i, herunder udførelse og opfyldelse af kontrakt, håndtering af afregningsforhold og almindelig bogføring, reklamationsforhold og mangelsager, kundepleje m.v. som led i driften af vores virksomhed, hvor hensynet til dig vurderes ikke at overstige vores legitime interesser (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f),
vores retlige forpligtelser til at opbevare regnskabsmateriale efter bogføringslovens regler (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c), samt
kontraktforhold i forhold til indgåelse og opfyldelse af aftaler med selvstændige (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
Opbevaringsperiode
Dine personoplysninger opbevares så længe, de har relevans i forhold til et potentielt, eksisterende eller tidligere forretningsforhold med den virksomhed, hvor du er ansat eller ejer.
Personoplysninger, der har relevans for et aftaleforhold mellem os og den virksomhed, hvor du er ansat, opbevares under hele kunde- eller leverandørforholdets beståen, samt i en efterfølgende periode på op til 3 år, dog op til 5 år, hvis leverancen vedrører byggeri. Længere tids opbevaring kan dog være nødvendigt, f.eks. af hensyn til igangværende eller potentielle tvister, reklamationer, mangelsager, entreprenørgarantier m.v.
Personoplysninger, der er nødvendige at opbevare af hensyn til bogføringslovens dokumentationskrav og øvrige regnskabsmæssige krav, slettes efter en periode på 5 år fra udgangen af det relevante regnskabsår.
Personoplysninger indeholdt i en sikkerhedskopi bliver slettet i overensstemmelse med en fastsat sletterutine ved overskrivning og kan ikke tilgås på normal vis.
Modtagere
Vi videregiver ikke dine personoplysninger til andre, medmindre det er nødvendigt for at varetage vores forretningsaktiviteter, herunder planlægge eller koordinere logistiske forhold samt aftaleopfyldelse.
Dine personoplysninger vil f.eks. kunne blive videregivet til vores eksterne leverandører, underentreprenører, erhvervskunder m.v., hvis det er nødvendigt for ovenstående formål, f.eks. via vores projektstyringsplatform.
Vi har også antaget visse databehandlere, som udfører en række opgaver på vegne af os. Disse databehandlere får adgang til dine personoplysninger på baggrund af vores konkrete instrukser. Databehandlere, der kan tilgå dine personoplysninger, omfatter blandt andet vores IT-leverandører.
Kontaktoplysninger
Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, ønsker at udøve dine rettigheder som nedenfor beskrevet eller ønsker at klage eller gøre indsigelse over behandlingen - uanset om den dataansvarlige for behandlingen er NRE, Ejendomsselskabet eller et af vores andre koncernforbundne ejendomsselskaber - kan du kontakte os ved at skrive en mail til mail@nre.dk eller ringe på tlf.: 87 12 49 50. Du kan også altid kontakte NRE for at få yderligere kontaktinformationer omkring Ejendomsselskaberne eller andre selskaber i NRE-koncernen.
Opdatering af dine personoplysninger
Vi bestræber os på at sørge for, at alle dine personoplysninger er korrekte og opdaterede. Skulle der være ændringer i dine personoplysninger, bedes du meddele dette til os via ovenstående kontaktoplysninger. Hvis du informerer os om, eller vi i øvrigt bliver opmærksomme på fejl i dine personoplysninger, vil vi søge at få dem berigtiget, slettet eller rettet hurtigst muligt.
Dine rettigheder efter databeskyttelseslovgivningen
Som registreret person har du en række rettigheder, du kan gøre brug af ved at henvende dig til os via ovenstående kontaktoplysninger.
Du har ret til at anmode om indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, og du har ret til at modtage en kopi heraf. Du har også ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, til at anmode om berigtigelse eller sletning af de af dine personoplysninger, som du mener er ukorrekte, forældede mv. Du kan endvidere anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses. Udøvelse af visse rettigheder som f.eks. sletning kræver, at konkrete betingelser i databeskyttelsesreglerne er opfyldt.
Klagemuligheder
Hvis du er uenig eller utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, kan du klage til os via ovenstående kontaktinformationer. Hvis du er uenig eller utilfreds med den afgørelse, som vi træffer i sådan en klagesag (eller ikke ønsker at klage til os) kan du også klage til Datatilsynet, som er den myndighed i Danmark, der fører tilsyn med databeskyttelse. Datatilsynets kontaktoplysninger findes på https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/.
Dato: 22.10.2018